Stand: August 2026
Seit dem Start des EinfachMachen-Portals haben Bürgerinnen und Bürger, Verwaltungsmitarbeitende, Unternehmen sowie Vertreterinnen und Vertreter der Zivilgesellschaft, von Verbänden, Vereinen und Organisationen mehr als 29.000 Meldungen eingereicht. Mit ihren Hinweisen und gemeldeten Bürokratiehürden haben sie einen wichtigen Beitrag zu nachhaltigen Verbesserungen in der Verwaltung geleistet.
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700.000
seit dem Start im Dezember 2025
Meldungen
29.000
eingegangene Meldungen und Vorschläge
53 %
der Meldungen kamen von Privatpersonen.
Die Detailwerte folgen direkt nach dem Diagramm. Navigieren Sie mit der Pfeil-nach-unten-Taste.
Zunächst werden die Meldungen anonymisiert, damit personenbezogene Daten, die für die Auswertung nicht relevant sind, geschützt bleiben. Da einzelne Meldungen oft mehrere Bürokratiehürden beschreiben, werden sie in thematisch zusammenhängende Abschnitte zerlegt. So entstehen aus rund 29.000 Meldungen etwa 90.000 Meldungsabschnitte, die durch eine KI-gestützte Ähnlichkeitsanalyse ausgewertet werden.
Verwaltungsmitarbeitende sehen in einem Dashboard bereits, welche Bürokratiehürden besonders häufig gemeldet werden. Künftig sollen sie die Meldungen selbstständig auswerten und für ihre tägliche Arbeit nutzen können. Dabei prüfen sie, welche Vereinfachungen rechtlich, technisch und organisatorisch möglich sind – und welchen Aufwand sie erfordern.
Die Meldungen aus dem EinfachMachen-Portal machen deutlich: Bürokratiehürden hängen oft nicht an einer einzelnen Maßnahme. Stattdessen zeigen sich übergreifende Probleme, die in den Meldungen immer wieder thematisiert werden. Viele dieser Bürokratiehürden werden bereits aus dem Weg geräumt. Verschiedene Maßnahmen und Projekte adressieren genau die gemeldeten Probleme. Dabei befinden sich manche noch in der Planung, oder werden bereits getestet.
Die fünf übergreifenden Bürokratiehürden sind:
Unklare Zuständigkeiten und intransparente Abläufe sorgen bei Bürgerinnen und Bürgern für Unsicherheiten. Viele beschreiben Probleme bei der Suche nach der zuständigen Stelle. Auch die Vielzahl von verschiedenen Portalen und Verfahren stiftet Verwirrung. Wenn der Antrag einmal gestellt ist, führen lange Verfahrensdauern ohne Updates immer wieder zu Unsicherheit.
Bürgerinnen und Bürger möchten Verwaltungsleistungen schnell und einfach in Anspruch nehmen – ohne lange nach der zuständigen Stelle oder dem richtigen Portal suchen zu müssen. Nach der Antragstellung wünschen sie sich außerdem transparente Informationen zum Bearbeitungsstand und zur voraussichtlichen Dauer. Deshalb sollen Verwaltungsleistungen und zuständige Stellen künftig zentral auffindbar sein. Auch über den Stand ihrer Verfahren sollen Antragstellende transparent informiert werden.
Unternehmerinnen und Unternehmer, sowie Selbstständige haben viele Nachweis-, Berichts- und Dokumentationspflichten. Diese werden zwar insgesamt als sinnvoll wahrgenommen, die Meldungen im EinfachMachen-Portal zeigen aber: Der Aufwand stellt vor allem kleine Betriebe vor Herausforderungen. Besonders belastet er Unternehmen, die sich an viele unterschiedliche Aufsichts- und Fachbehörden wenden müssen, statt eine zentrale Anlaufstelle zu haben.
Unternehmerinnen und Unternehmer wünschen sich zentrale Meldestellen, damit sie sich nicht durch unterschiedliche Zuständigkeiten arbeiten müssen. Außerdem sollten Selbstständige und kleine Betriebe bei den Berichtspflichten stärker entlastet werden als große Unternehmen. Dafür schafft die Bundesregierung derzeit den rechtlichen Rahmen.
Behördenkommunikation und Formulare müssen verständlich sein. Die Meldungen im EinfachMachen-Portal zeigen: Unübersichtliche Informationen, Fachbegriffe ohne Erläuterung oder unklare Erwartungen sorgen für Verwirrung und verzögern Abläufe.
Bürgerinnen und Bürger wünschen sich verständliche Kommunikation und Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Die Verbesserungsvorschläge aus dem Portal sind sehr konkret: Fachbegriffe erklären, leicht verständliche statt behördeninterne Bezeichnungen verwenden und Formulare vor der Veröffentlichung mit der Zielgruppe testen.
Viele Meldungen im EinfachMachen-Portal betreffen Medienbrüche – also Verwaltungsverfahren, die digital beginnen, aber nicht digital enden. Antragstellende müssen Formulare ausdrucken, unterschreiben und per Post versenden. Oder sie erhalten Antworten auf ihre digitalen Anträge in Papierform. Häufig entsteht der Medienbruch, weil eine Unterschrift erforderlich ist, aber keine gut funktionierende Möglichkeit für eine digitale Signatur zur Verfügung steht.
Bürgerinnen und Bürger wünschen sich Verwaltungsverfahren ohne Medienbrüche. Dafür müssen Behörden alle Verfahrensschritte konsequent digital abbilden – von der Antragstellung und digitalen Signatur über Rückfragen bis zum Bescheid. Die eingesetzten Plattformen und Anwendungen sollten dabei einfach und intuitiv funktionieren. Viele Beispiele zeigen bereits, wie sich solche Verfahren erfolgreich umsetzen lassen.
Digitale Antragsstellung allein löst bürokratische Hürden nicht auf, wenn im Hintergrund die Daten nicht fließen. Die Meldungen im EinfachMachen-Portal zeigen: Mangelnder Datenaustausch zwischen Behörden bleibt am Bürger bzw. an der Bürgerin hängen. Oft müssen sie wichtige Daten mehrfach angeben. Um den Datenaustausch zu verbessern, braucht es kompatible IT-Systeme und einheitliche Formate bei den Behörden sowie zentrale Register, auf die Behörden aller Ebenen zugreifen können.
Bürgerinnen und Bürger wünschen sich eine Verwaltung, in der Behörden Daten über verlässliche technische Schnittstellen und in einheitlichen Formaten austauschen können. Wichtige Daten sollen zukünftig nur einmal angegeben werden müssen. Um dieses Ziel zu erreichen, befinden sich bereits mehrere Vorhaben in der Erprobungsphase.